En gång i veckan samlas personalen vid operationsavdelningen framför en whiteboard-tavla som hänger strategiskt placerad i korridoren utanför operationssalarna.
Där har medarbetarna under veckan satt upp gula post-it-lappar med idéer, förslag och problem och under en halvtimme brainstormar de om hur problemet kan lösas eller förslaget kan tas tillvara.
För varje förslag/idé utses en ansvarig, det kan vara en person eller en grupp, och ett datum när åtgärden ska vara genomförd. Åtgärderna skrivs på gula lappar – så det blir enkelt för alla att se vad som är på gång.
När ett ärende är åtgärdat görs en utvärdering och om lösningen fungerar/gett väntat resultat så flyttas det till en grön lista som visar genomförda förändringar. Sedan operationsavdelningen införde Lean förra sommaren finns ett 60-tal ärenden på listan.
– Det kan handla om konkreta saker som att märka upp hyllorna i förrådet så att alla enkelt kan se var sakerna finns till stora saker som att vi ska arbeta efter WHO:s checklista vid operationer, säger Eva Norlander, som är chefsjuksköterska på avdelningen och en av pionjärerna inom Lean-arbetet på Sophiahemmet.
Hon påpekar att det inte är tavlan i sig som är Lean, den är bara ett konkret verktyg för att få i gång förändringsarbetet.
– Hela tankesättet i Lean bygger på att det är personalgruppen som bäst vet hur problemen kan lösas eftersom de är närmast verksamheten, Därför är det också viktigt att alla personalkategorier är representerade, fortsätter hon.
Personalen på operationsavdelningen är bland de första på Sophiahemmet att införa Lean i verksamheten. I januari var också personal från operations och vårdavdelningen deltagare i Sophiahemmets första interna Lean-speldag.
– Vad vi märker är att mycket av det vi gör påverkar andra delar av verksamheten på sjukhuset – som till exempel operatörerna som hyr in sig hos oss. Om vi inte får dem med oss i vårt förbättringsarbete fungerar det inte, säger Eva Norlander, Det är också en viktig lärdom, att det handlar om en flödeskedja där varje del har betydelse för helheten.
Fem ’s’ är en japansk steg-för-steg metod för skötsel som skapar och upprätthåller ordning och reda på arbetsplatsen. Så här ser den ut för Sophiahemmet:
1. Sortera så minskar stressen.
2. Strukturera så har du det viktigaste närmast
till hands.
3. Systematisera så förenklar du arbetet.
4. Städa så har du läget under kontroll.
5. Standardisera så kan du lättare utvärdera.
Tidigare publicerat i SophiaNytt nr 1 2010
Text: Inger Sundelin
Foto: David Magnusson
08-406 20 00